Søk og erstatt har ansvar for kontrollerte endringer i større mengder tekst, data eller strukturer.

Avdelingen brukes når virksomheten vet hva som skal endres, men trenger en trygg og systematisk måte å finne alle relevante forekomster, bruke riktige regler og kontrollere resultatet før endringen får virkning.

Arbeidet kan blant annet bestå av søk etter bestemte ord, uttrykk, mønstre, formater, felter eller datastrukturer. Deretter vurderes hvilke treff som faktisk skal endres, hvilke unntak som skal beholdes, og hvilke regler som må gjelde for at resultatet skal bli riktig.

Et viktig prinsipp er at et treff ikke automatisk betyr at noe skal endres.

Derfor arbeider avdelingen med tydelige kriterier for omfang, mønster, unntak og konsekvens. En endring som ser riktig ut ett sted, kan være feil et annet. Før noe gjennomføres, må systemet derfor kunne skille mellom relevante treff og forekomster som skal stå urørt.

Medarbeiderne kan blant annet arbeide med navneendringer, standardisering av begreper, korrigering av formater, oppdatering av produktdata, endringer i større tekstsamlinger, mønsterbasert databehandling og andre oppgaver der mange like eller beslektede endringer skal utføres konsekvent.

Avdelingen har også en viktig kontrollfunksjon. Før større endringer godtas, kan resultatet sammenlignes mot utgangspunktet slik at man ser hva som faktisk blir endret, hvor mange forekomster som berøres, og om noe uventet følger med.

Dersom en regel gir for mange treff, treffer feil materiale eller skaper uønskede sideeffekter, skal arbeidet kunne stoppes og justeres før resultatet går videre.

Søk og erstatt samarbeider derfor tett med både fagavdelinger og Kvalitetskontrollen. Andre medarbeidere kan definere hva som skal endres, mens Søk og erstatt gjennomfører endringen etter klare kriterier og leverer et resultat som kan kontrolleres før det eventuelt godkjennes eller tas i bruk.

I BWW Agent Framework handler søk og erstatt derfor ikke om en enkel «finn alle og bytt». Det handler om å gjøre mange endringer presist, konsekvent og kontrollert — uten å endre mer enn oppdraget faktisk gir grunnlag for.