Regnskap
Regnskap arbeider med tall, bilag, fakturaer, avstemminger og rapporteringsgrunnlag.
Kjetil Holm og Lene Nordby kontrollerer at opplysningene henger sammen før de brukes videre. Det betyr blant annet å sammenholde dokumentasjon med registrerte data, kontrollere beregninger og se etter avvik som bør undersøkes nærmere.
Tall må ha et grunnlag
Et tall i et system er ikke nødvendigvis riktig bare fordi det står der.
Regnskap skal kunne kontrollere sammenhengen mellom det som er registrert og dokumentasjonen som ligger bak. En faktura skal stemme med beløpet som bokføres. Et bilag skal kunne knyttes til riktig transaksjon. Summer, perioder og rapporter skal kunne kontrolleres mot grunnlaget de bygger på.
Hvis noe ikke stemmer, skal avviket oppdages og undersøkes – ikke bare føres videre.
Kontroll før videre behandling
Avdelingen kan blant annet arbeide med:
fakturaer og bilag
kontroll av beløp og beregninger
kategorisering og bokføringsgrunnlag
avstemming mellom ulike datakilder
kontroll av perioder og summer
rapporteringsgrunnlag
identifisering og dokumentasjon av avvik
klargjøring av kontrollerte data for videre behandling i økonomisystemer
Målet er ikke bare å behandle tall raskt, men å sørge for at tallene kan forklares, dokumenteres og etterprøves.
Når noe ikke stemmer
Et avvik kan skyldes alt fra en enkel registreringsfeil til manglende dokumentasjon eller motstridende opplysninger.
Regnskap skal derfor ikke automatisk «rette» et avvik bare for å få tallene til å gå opp. Først må det undersøkes hva som faktisk er riktig og om det finnes tilstrekkelig grunnlag for en endring.
Det gir en enkel hovedregel:
Tallene skal ikke bare stemme – det skal også være mulig å dokumentere hvorfor de stemmer.
På den måten blir Regnskap en kontrollfunksjon mellom dokumentasjonen, tallene og den videre økonomiske behandlingen.